La Biblioteca provee de espacio o salas para conferencias, reuniones, seminarios y de un auditorio como un servicio a la comunidad. Personas, organizaciones sin ánimo de lucro pueden usar el espacio para llevar a cabo actividades sin ánimo de lucro las cuales ayudan a cumplir la misión del la Biblioteca. Los espacios para reuniones no están disponibles para propósitos sociales ni para el beneficio o la promoción de individuos o de asuntos comerciales. Todas las actividades deben ser gratis y abiertas al público.

Preguntas y respuestas sobre el espacio o sala para reuniones

¿Cómo califico para usar un espacio o una sala para reuniones en la biblioteca?

• Usted debe tener una tarjeta actualizada de la Biblioteca Pública del Condado de DeKalb.
• Usted debe cumplir los requisitos necesarios como se definen en la Política de Sala para Reuniones.
• Usted debe completar un formulario o solicitud de espacio para reuniones y pagar la cuota requerida.

¿Cuánto es la cuota?

• Se cobra una cuota de $20 no reembolsable por cada uso de una sala para reuniones.
• Se cobra una cuota de $75 no reembolsable por cada uso del auditorio en la Biblioteca de Decatur.

¿Cómo reservo un espacio o una sala para reuniones?

• Un formulario debe ser suministrado por cada uso del espacio para reuniones.
• Pida el formulario en persona, por teléfono o por fax.
• Entregue el formulario en persona a la localidad que se le ha pedido.
• Suministre o entregue la cuota no reembolsable.
• Entregue el formulario al menos con 14 días pero no más de tres meses antes de su evento.
• Usted será notificado(a) de la aprobación dentro de una semana. Mientras la aprobación esté pendiente, la fecha que usted ha solicitado del espacio para la reunión será apartada para usted. Si su pedido es negado, la cuota por suministrar el formulario será devuelta o reembolsable por correo dentro de dos semanas.

El personal de la biblioteca puede discutir fechas, política, procedimiento y equipo disponible con usted por teléfono o en persona. Usted podría también pedir hacer un recorrido por el espacio o por la sala.

¿Cuándo se pueden usar los espacios o las salas?
Los eventos deben empezar durante las horas de operación de la biblioteca. Ya que la hora varía en las bibliotecas, comuníquese con la biblioteca de su gusto para determinar la disponibilidad. Si el uso del espacio o de la sala se extiende hasta después del cierre de la biblioteca, la persona encargada de la reunión deberá recibir instrucciones de cómo cerrar la biblioteca.

¿Qué tan grandes son los espacios o salas y cómo están equipados? ¿Se puede servir comida?
Las salas varían en tamaño y su ocupación máxima (acordado según el Departamento de Bomberos del Condado de DeKalb). Los niveles de ocupación están listados abajo.

Bibliotecas con espacios o salas para reuniones:

Todos los espacios tienen mesas, sillas, un podium para el orador, y acceso a las instalaciones de la cocina con un refrigerador o nevera, lavaplatos, y microondas. Algunas salas tienen cafetería y equipo audiovisual disponible. Por favor, consulte la biblioteca o sucursal para reservar el equipo. Los refrescos permitidos son los siguientes: café, té, gaseosas, ponche, galletas, bagels, donas, frutas, vegetales, papas fritas y salsa.

¿Qué pasa si necesito cancelar?
La cuota no es reembolsable o devuelta. Sin embargo, si usted cancela con al menos 48 horas antes del evento, usted podría cambiar la fecha sin costo alguno. Si su evento es cancelado por la biblioteca, su cuota será reembolsable por correo dentro de dos semanas.

¿Cuáles son mis responsabilidades de usar el espacio o sala de reuniones?

• Arreglar los muebles para la reunión y colocarlos como estaban originalmente.
• Seguir todas las políticas y procedimiento señalados por el personal de la biblioteca y en la Política de Sala para Reuniones.
• Cumplir o acatar con el límite de ocupación máxima y la Política de No Fumar.
• Completar la Lista de Control de Seguridad y de Salida.
• Tomar precauciones para evitar daños en el espacio o en la sala de reuniones y en las instalaciones de la cocina.
• Proveer de información del programa y direcciones detalladas a los asistentes.

La Biblioteca no se hace responsable de su equipo, de sus suministros, de sus materiales o de algún otro artículo suyo. El equipo que le pertenece a usted no debe ser guardado en la biblioteca. Los artículos y suministros necesitados deben ser traídos el día en que la actividad se lleve a cabo y llevados o removidos al final de la misma. El personal de la biblioteca no está disponible para entregar mensajes a los participantes del programa.

¿Puedo hacer publicidad de mi evento en la biblioteca?
La publicidad es responsabilidad del individuo o del grupo que reserva el espacio o la sala para la reunión. En los anuncios o avisos, por favor incluya la fecha, la hora, la localidad, las direcciones a la biblioteca, y el número de teléfono para contactar al patrocinador del evento para posibles preguntas. El teléfono de la biblioteca y la dirección no deben ser usados para dirigir preguntas acerca del evento o para recibir correspondencia. Si a su grupo le gustaría hacer publicidad de su evento en la biblioteca, por favor suministre o entregue esta publicidad a la Administración de la Biblioteca para su aprobación.

Guía o pautas para la Sala de Seminarios/Conferencias

Las salas para seminarios están disponibles en:
Chamblee
Decatur
Dunwoody
Redan-Trotti
Tucker-Reid Cofer
Stone Mountain-Sue Kellogg
Wesley Chapel-William C. Brown

1. Las salas para seminarios están disponibles para estudiar, discusiones de grupos pequeños y secciones de tutoría voluntaria sobre las bases del que el primero que llegue lo toma. Estas salas no son para uso comercial o de negocio, o para juegos. Estas salas son salas de cortesía para estudio. El ruido debe ser mantenido al mínimo en la sala o será multado. La bibliotecaria o el bibliotecario podría negar el uso futuro de estas salas basados en reportes de incidentes pasados.
2. Los usuarios de las salas de seminarios deben firmar o registrarse en el Mostrador de Referencia y debe presentar una tarjeta actualizada y no bloqueada para uso de las Bibliotecas Pública del Condado de DeKalb o un documento de identificación como reemplazo. El personal de la Biblioteca abrirá la sala. Al salir de ella el usuario deber cerrar la puerta y notificarle a la persona en el Mostrador de Referencia que la sala está vacía o vacante.
3. Las salas de seminarios deben ser reservados en persona o por teléfono dos semanas antes si la persona es un tutor aprobado en la lista proveída. Se permite apartar una vez por persona o grupo. Las reservaciones se tendrán por 15 minutos, después la sala estará disponible para otras personas.
4. Los usuarios de las salas de seminarios podrían apartar/reservar una sala hasta por dos horas cada vez. Si otra persona no ha pedido el uso de la sala, el usuario actual podría extender su tiempo hacia las dos horas límites hasta que la sala sea requerida por otra persona.
5. Los usuarios de las salas de seminario podrían usar las salas hasta por 6 horas por cada semana del calendario (de lunes a sábado). El tiempo que no se aparezcan o que no estén será aplicado al total de las horas de la semana.
6. Las salas de seminarios deben ser dejadas en las condiciones como fueron encontradas, y toda la basura debe ser colocada en un recipiente o en basurero. Algunos cargos serán evaluados y se podría pasar una factura a la persona adulta propietaria de tarjeta si daños son notados.
7. Los marcadores y las pizarras para las salas están disponibles en el Mostrador de Referencia. Los marcadores deben ser devueltos al Mostrador de Referencia cuando el usuario salga de la sala. No use otra clase de marcadores en las pizarras.
8. Por favor revise con el personal de referencia antes de llevar materiales a las salas de seminarios.
9. La bibliotecaria o el bibliotecario no es responsable de los artículos dejados u olvidados en estas salas.